​مستندات متراكمة.. ومعلومات مبعثرة

مستند في الأرشيف منذ سنوات.. تغطيه آثار الغبار.. تضيع بداخله بقايا معلومات لا تكاد تعرف لها معنى.. الماضي قد يندثر في أي لحظة.. والحاضر يتطلب حل سريع.. والمستقبل لا ينتظر!

إن الوصول إلى معلومةٍ ما من بين ملايين المعلومات المخزنة بالآلاف من الملفات المتكدّسة أشبه بالبحث عن إبرة في كومة قشّ، وماذا لو كان المستند قديمًا والزمن قد عفى عليه وأوراقه أصبحت متهالكة.. أو كان ببساطة محفوظًا في مدينةٍ أخرى؟ كيف نصل إلى تلك المعلومة بكل يسر وسهولة؟ وكيف سيكون الحال لو فُقدت كل هذه المعلومات والمستندات الورقية تحت أي ظرف؟

مشروع الأرشفة الرقمية

في عام 2015، انطلق مشروع الأرشفة الرقمية والذي يهدف بشكل مبسّط إلى توفير معامل مركزية متخصصة يتم فيها استقبال الوثائق والمستندات الورقية الخاصة بالجهة لمعالجتها من خلال تعقيمها وترميم المتهالك منها وتصويرها وتصنيفها وإدخال تفاصيل البيانات رقميًا بدقة وجودة عالية ومن ثم أرشفتها إلكترونيًا ونقلها إلى المقر المركزي لحفظ الوثائق.

يسهّل مشروع الأرشفة على العميل الحفاظ على بيانات منشأته مهما بلغ تاريخها وحجمها من خلال أرشفتها رقميًا ضمن بيئة إلكترونية آمنة، وبإجراءات أمنية عالية لحفظ خصوصية العميل، كما يسهّل عليه الرجوع إلى تلك البيانات عند الحاجة إليها، إضافةً إلى الدقة والسرعة في الإجراءات والتنفيذ. وما يميّز هذا المشروع أنه يمكن تخصيصه لأي قطاع وفي أي مجال حسب حاجة العميل.

ألف ورقة في أجزاء من الثانية!

يعد مشروع معامل الرقمنة المركزية المنفذ لأحد عملائنا أحد أبزر وأكبر المشاريع في مجال الرقمنة والتي قامت علم بتأسيسه وتجهيزه وتشغيله وفق أحدث وأدق المواصفات العالمية في هذا المجال.

بدأنا بدراسة الاحتياج لدى العميل من خلال النظر في الوضع الراهن لمختلف تصنيفات الوثائق المتوفرة في أرشيف المنظمة، ثم شرعنا بتنفيذ أعمال الفرز والتصنيف والفهرسة لملايين الأوراق في المعامل المخصصة، ثم معالجتها وتعقيمها وتجهيزها للمسح الضوئي للمحتوى بالكامل ورفعه على النظام، ثم فهرسة المحتوى والتدقيق والمراجعة، ثم تسليم الأوعية المرقمنة للعميل.

نحيي المستند المتهالك المكوّن من آلاف الأوراق في زمن قياسي من خلال أجهزة وتقنيات تعمل على ترميم الأوراق وتحويلها إلى مستندات رقمية وأرشفتها برقم تسلسلي يمكن الرجوع لها بسهولة من خلال رمز QR عند الحاجة إليها، كما نعمل على إنشاء نسخ احتياطية منها لضمان عدم فقدها أو خسارتها.

ونظرًا لتفرّع عميلنا على مستوى المملكة، استطعنا تجميع مستنداته عن طريق شاحنات نقل آمنة مصفّحة كشاحنات نقل الأموال مجهّزة بإجراءات أمنية عالية لحفظ خصوصية العميل، ونقلها إلى المقر الرئيسي بالرياض لفرزها وتجهيزها للتعقيم والترميم والأرشفة.

في علم، نعمل على بناء وتهيئة وتجهيز هذه المعامل في مقر العميل بحسب احتياجه، لتسهيل سير العمليات وبإشراف العميل المباشر عليها. ومن جانب آخر نعمل على إدارة المشروع ويشمل ذلك تقديم خطط ومنهجيات معتمدة وقياسية لتنفيذه، ونقدم ما يسنده من الخدمات الداعمة لتشغيل العمل وإدارته بالكامل، ثم في المرحلة النهائية نبدأ بمراقبة جودة العمليات وصحة المخرجات، ونختم ذلك بنقل المعرفة وطريقة سير العمل لمنسوبي المنظمة لضمان استمرارية المشروع وتطويره.

تعمل هذه المعامل بإجراءات إلكترونية خالية من الأوراق، إضافة إلى الحفظ الإلكتروني للأرشيف ورقمنة جميع الوثائق والمقدّرة بعشرات الملايين من الوثائق، حيث تم في هذا المشروع فقط تعقيم أكثر من 21,000,000 وثيقة، وترميم أكثر من 1,000,000 وثيقة، وتصوير ومسح ضوئي لـ 280,000,000 وثيقة، ونقل 280,000,000 وثيقة.

منجم من البيانات

في عصر تسارع التقنيات الحديثة وهيمنة الذكاء الاصطناعي، لا نهدف في مشروع الأرشفة إلى حفظ المعلومات رقميًا والعودة إليها عند حاجتها فقط، وإنما نهدف إلى "صناعة منجم من البيانات" لأنه من خلال رقمنة هذا الكم الهائل من المعلومات نستطيع أن نبني كنزًا ضخمًا ومنجمًا ثمينًا من البيانات التي نستطيع أن نغذي بها أدوات الذكاء الاصطناعي لإعادة توظيفها والاستفادة منها بعدة طرق.

قيمة مضافة تثري تجربة العميل والمستفيد

قبل البدء في تصميم أي منتج أو إطلاق مشروع، ندرس جيدّا ما إذا كان سيعود بالفائدة المطلوبة على العميل، ونستنتج القيمة النهائية التي سيحصل عليها وتُحدث له التغيير المنشود، فإذا تحققت القيمة، رسمنا خطة العمل وانطلقنا واضعين نصب أعيننا هذا الهدف طوال رحلة المشروع، وأحد أهم القيم التي أثمرت عن مشروع الأرشفة الرقمية:

التجهيز والتهيئة

إيجاد البنية الأساسية المتكاملة ذات الخصوصية والأمان العالي، لدعم التحول إلى المعلومات الرقمية عبر مقرات ومعامل خاصة.

السرية والأتمتة

تحقيق البيئة الآمنة للوثائق وحفظها من خلال أرشفتها ورقمنتها وتسليمها للجهة سحابيًا أو رقميًا.

كفاءة التشغيل

تقليل الوقت المهدر للبحث عن الوثائق وتوفير المعلومات بوقت قياسي وخفض التكاليف الرأس المالية والتشغيلية.

الرقمنة وإدارة المعرفة

أرشفة الوثائق والمستندات إلكترونيًا ومن ثم تصنيفها ورقيًا ورفع أداء الإدارة اللوجستية للمستندات.

الأرشفة المليونية

+280 مليون وثيقة مصورة

+280 مليون وثيقة منقولة

+1,164,000 وثيقة مرممة

+21 مليون وثيقة معقمة

350 موظف

خبرات محلية قابلة للتطبيق عالميًا

انطلاقًا من سجلنا الحافل بالإنجازات والسنوات الطويلة من الخبرة في تطوير الحلول لمعالجة المشاكل والتحديات في مختلف القطاعات، نجح - ولله الحمد - مشروع الأرشفة الرقمية في تحقيق مستهدفاته نظرًا لتطبيقه لأحدث التقنيات والوسائل الرقمية المبتكرة، وأصبح جاهزًا للمرحلة التالية وهي تطبيقه في الأسواق العالمية، حيث نعمل دائمًا على تخصيص منتجاتنا ومشاريعنا بما يتناسب مع احتياجات العميل ويتطابق مع المعايير العالمية، وأحد أهم أهداف علم الاستراتيجية هو التوسع الدولي والدخول للأسواق الجديدة لنقل خبراتها الرقمية إلى العالم، ونهدف بهذا المشروع إلى نتعدى به حدود المملكة ونصل بقيمته المثرية دوليًا.